Como o RH Pode Ajudar a Reduzir a Carga Tributária de uma Empresa (Brasil, 2025)
Em um cenário onde o Brasil ainda figura entre os
países com maior carga tributária do mundo, a busca por alternativas legais
para aliviar esse peso fiscal é constante dentro das empresas. E, ao contrário
do que muitos pensam, não é só o setor contábil que pode atuar nesse sentido, o
Recursos Humanos (RH), quando bem estruturado, é um verdadeiro aliado na
redução da carga tributária empresarial, especialmente ao gerenciar
corretamente pessoas, contratos e benefícios.
Neste artigo, vamos explorar como o RH pode
contribuir, em 2025, para essa redução de forma ética, legal e eficaz, trazendo
exemplos práticos, respaldo jurídico e dicas estratégicas para empresas de
diferentes portes.
1. Folha de Pagamento: O Centro das Contribuições
A folha de pagamento é, tradicionalmente, um dos
maiores centros de custo tributário de uma empresa, os encargos trabalhistas
que incidem sobre os salários como o INSS patronal (20%), RAT (de 1% a 3%),
FGTS (8%) e contribuições ao Sistema S representam uma carga elevada.
De acordo com o Instituto Brasileiro de
Planejamento e Tributação (IBPT), os tributos sobre a folha chegam a
representar até 45% do custo com cada funcionário.
O que o RH pode fazer:
- Revisar
cargos e salários para evitar enquadramentos sindicais
indevidos;
- Avaliar
regimes de contratação alternativos (como estagiários, aprendizes e
contratos intermitentes);
- Gerenciar
corretamente a jornada de trabalho, evitando pagamento indevido de horas extras.
2. Contratações Inteligentes e Regimes Alternativos
A legislação trabalhista brasileira permite
diferentes modalidades de contratação que, se bem aplicadas, podem representar economia
tributária significativa, o RH deve entender, aplicar e acompanhar essas
possibilidades com rigor técnico e jurídico.
Exemplos práticos:
- Estágio
supervisionado
(Lei nº 11.788/2008): o estagiário não gera custos com FGTS ou INSS
patronal.
- Aprendizagem
profissional
(Lei nº 10.097/2000): além da inclusão de jovens no mercado, o contrato de
aprendizagem permite contribuição de apenas 2% ao FGTS e isenção da multa
rescisória.
- Contrato
intermitente
(previsto na Reforma Trabalhista – Lei nº 13.467/2017): permite que o
trabalhador seja pago apenas pelas horas efetivamente trabalhadas, com
redução proporcional de encargos.
Importante: todas essas modalidades exigem atenção
aos requisitos legais para evitar autuações fiscais e ações trabalhistas. Um
erro na contratação pode anular qualquer economia obtida.
3. Gestão do FAP e do RAT: Segurança do Trabalho com Impacto Direto na Tributação
A contribuição ao INSS referente a acidentes de
trabalho (RAT) varia conforme a atividade da empresa, porém, desde 2010, o Fator
Acidentário de Prevenção (FAP) passou a modular essa alíquota, podendo reduzir
ou aumentar o valor pago de acordo com o histórico de acidentes e
afastamentos.
Como o RH influencia:
- Implementando
programas de saúde ocupacional e segurança do trabalho;
- Promovendo
ações de prevenção a doenças ocupacionais;
- Monitorando
e corrigindo registros de CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho);
- Trabalhando
em parceria com o SESMT e a CIPA para reduzir o número de afastamentos.
Empresas que mantêm um ambiente de trabalho seguro
podem ter o FAP reduzido a até 0,5, o que diminui pela metade a
alíquota do RAT, representando uma economia considerável.
4. Incentivos e Benefícios com Potencial de Dedução
Alguns benefícios oferecidos aos colaboradores
podem ser tratados como despesas dedutíveis no IRPJ e na CSLL, desde que
devidamente documentados e alinhados com as exigências legais.
Dicas para o RH:
- Oferecer
educação corporativa vinculada à atividade fim da empresa;
- Utilizar
vale-cultura e auxílio-educação, que podem ser isentos de encargos
se respeitadas as regras da Receita Federal;
- Criar
programas de incentivo à saúde mental e física com registro formal e
relatórios de efetividade, permitindo possível enquadramento como despesa
operacional.
Segundo o artigo 365 do Regulamento do Imposto
de Renda (RIR/2018), despesas com capacitação e treinamento de pessoal são
dedutíveis quando necessárias à atividade da empresa.
5. Cumprimento das Obrigações Acessórias: Economia por Prevenção
Multas decorrentes de obrigações acessórias são uma
fonte silenciosa de prejuízo, em 2025, o eSocial, o DCTFWeb e o EFD-Reinf
continuam sendo plataformas obrigatórias para envio de informações trabalhistas
e previdenciárias ao fisco.
O RH precisa atuar com precisão nos prazos e na
qualidade das informações prestadas. Por exemplo:
- Multa
por omissão ou erro no eSocial pode chegar a R$ 1.812,87 por evento
incorreto;
- Falhas
na DIRF (Declaração do Imposto Retido na Fonte) podem gerar multas de 2%
ao mês sobre o valor declarado.
Empresas que automatizam seus processos de RH e
mantêm a equipe atualizada evitam esses custos e mantêm boa reputação fiscal.
6. NR-1 e Saúde Mental: Obrigação Legal e Redução de Riscos
Desde sua atualização em 2022, a Norma Regulamentadora nº 1 (NR-1) passou
a exigir que o Gerenciamento de Riscos
Ocupacionais (GRO) inclua também fatores psicossociais, como estresse, ansiedade, assédio moral e outras questões de saúde
mental.
Por que
isso importa para o RH e a carga tributária?
Porque empresas que ignoram esses fatores estão
mais sujeitas a:
·
Afastamentos por transtornos psicológicos (CID
F32, F41, etc.);
·
Ações trabalhistas e danos morais;
·
Aumento no índice de FAP e, consequentemente,
nos encargos do RAT;
·
Autuações por descumprimento das NR’s.
Por outro lado,
empresas que implantam políticas de saúde
mental efetivas — como programas de apoio psicológico, flexibilização
de jornada, campanhas de combate ao assédio e gestão humanizada — reduzem passivos e encargos, além de
aumentar o engajamento dos times.
Dica:
todas essas ações podem ser documentadas no Programa de Gerenciamento de Riscos
(PGR), o que também protege juridicamente a empresa em caso de fiscalização.
Considerações Finais
O ano de 2025 reforça o papel do RH como um setor
estratégico que vai além da gestão de pessoas. Reduzir a carga tributária de
forma legal e sustentável passa diretamente pelas decisões que envolvem
contratação, folha de pagamento, benefícios e saúde ocupacional.
Mais do que cumprir leis, o RH pode atuar como
protagonista no planejamento tributário da empresa, evitando desperdícios,
prevenindo riscos e contribuindo ativamente para a saúde financeira do negócio.
“Não existe gestão eficiente sem controle tributário. E não existe controle tributário sem o RH.”