O que é onboarding e por que ele é tão importante para o RH moderno
O termo onboarding (embarcar), amplamente
utilizado no universo corporativo, refere-se ao processo de integração de novos
colaboradores à cultura, às rotinas e aos objetivos de uma empresa, muito mais
do que um simples "boas-vindas", trata-se de uma etapa estratégica
que pode determinar o sucesso (ou o fracasso) de uma nova contratação.
Segundo George Bradt, autor de "Onboarding:
How to Get Your New Employees Up to Speed in Half the Time", “os
primeiros 90 dias de um novo colaborador são críticos para estabelecer o tom da
relação com a empresa e garantir que ele alcance seu potencial rapidamente”. Em
um mercado competitivo, onde o capital humano é o maior ativo, um processo de
onboarding bem estruturado pode ser o diferencial entre reter talentos valiosos
ou perder investimentos em recrutamento e seleção.
Onboarding vai além do treinamento inicial
Muitas empresas ainda confundem onboarding com um
simples treinamento operacional ou entrega de crachá e senhas. Na prática, o
onboarding é uma jornada que pode durar semanas ou até meses, envolvendo
aspectos técnicos, comportamentais e culturais, de acordo com dados da Society
for Human Resource Management (SHRM), organizações com programas de onboarding
eficazes aumentam a retenção de novos funcionários em 82% e a produtividade em
mais de 70%.
Além disso, um bom onboarding ajuda o colaborador a
entender o "porquê" da empresa seus valores, propósito e visão de
futuro, isso facilita o alinhamento entre as expectativas do novo talento e os
objetivos da organização, gerando maior engajamento desde o início.
Exemplo de sucesso: O case da Netflix
Um exemplo marcante de onboarding eficaz vem da
Netflix, a empresa criou um culture deck (apresentação sobre cultura
organizacional) que é amplamente compartilhado com os novos contratados antes
mesmo do primeiro dia, esse documento apresenta, de forma clara e direta, as
expectativas da empresa sobre comportamento, performance e tomada de decisão.
Com isso, os colaboradores chegam já familiarizados
com os valores da empresa, o que reduz ruídos e acelera a adaptação, o
resultado? Um dos índices mais altos de engajamento do setor de tecnologia.
Dicas práticas para implementar um Onboarding eficaz
Se você trabalha no setor de Recursos Humanos e
quer melhorar o processo de integração na sua empresa, aqui estão algumas dicas
práticas e embasadas:
1. Comece o onboarding antes do primeiro dia
O processo de onboarding começa desde o aceite da
proposta, enviar um e-mail de boas-vindas, materiais informativos, um
cronograma da primeira semana pode diminuir a ansiedade e aumentar o entusiasmo
do novo colaborador.
David Lee, especialista em Employee Experience,
recomenda que "o pré-onboarding seja utilizado para cultivar conexão
emocional com a empresa antes mesmo do início oficial".
2. Crie uma jornada estruturada
Desenvolva um plano de integração com etapas bem
definidas: apresentação da empresa, imersão na cultura organizacional,
treinamentos técnicos, encontros com lideranças e mentoria com colegas de
equipe.
Utilize checklists e cronogramas, isso ajuda o
colaborador a se situar e dá ao RH controle sobre o progresso da adaptação.
3. Envolva líderes e colegas
Um onboarding eficaz não é responsabilidade
exclusiva do RH, envolver líderes diretos e membros da equipe torna a
integração mais humanizada e colaborativa.
A
participação dos gestores no processo de onboarding é fundamental para o
sucesso do novo colaborador, os líderes diretos devem estar envolvidos em todas
as fases do processo, desde a preparação para a chegada do novo funcionário até
o fornecimento de feedback constante, um líder acessível e atento facilita a
adaptação do novo colaborador e contribui para um bom relacionamento
profissional.
Estudos da Gallup mostram que funcionários que
desenvolvem amizades no trabalho têm 7 vezes mais chances de se sentirem
engajados. Criar momentos de socialização (como cafés virtuais ou almoços de
boas-vindas) pode fazer toda a diferença.
A integração social é um dos aspectos
mais importantes do onboarding, criar oportunidades para que o novo colaborador
se conecte com seus colegas ajuda a construir um ambiente de colaboração e
confiança, dicas para realização dessa etapa seria:
- Reunião de boas-vindas ou
eventos sociais para
promover interações informais.
- Programas de Apadrinhamento: Nomeação de um colega que ajude
o novo colaborador a entender a dinâmica da equipe e se integre mais
rapidamente ao grupo
4. Use a tecnologia a seu favor
Plataformas digitais de onboarding permitem
automatizar tarefas repetitivas, acompanhar indicadores e personalizar a
jornada de cada novo colaborador. Ferramentas como Trello, Notion e LMS
corporativos são grandes aliados nesse processo e tem uma parte para utilização
gratuita.
Empresas como a IBM, por exemplo, usam realidade
virtual para apresentar suas unidades globais aos novos funcionários, tornando
a experiência imersiva e marcante.
5. Meça, avalie e melhore continuamente
Coletar feedback dos novos colaboradores após 30,
60 e 90 dias permite ajustes constantes. Perguntas simples como “O que
funcionou bem?” e “O que poderia ter sido melhor?” fornecem insights valiosos.
Muitas empresas apenas realizam avaliação do colaborador no período de experiencia,
porém permitir que o colaborador também avalie a empresa é tão importante
quanto.
Além disso, cruzar dados de pessoas que não ficaram
na empresa após o período de experiencia, com a qualidade do onboarding, ajuda
a identificar gargalos e melhorar continuamente o processo.
Erros comuns que você deve evitar
- Excesso
de informações no primeiro dia: sobrecarregar o novo colaborador com normas
e documentos pode gerar estresse e reduzir o entusiasmo inicial.
- Falta
de acompanhamento: abandonar o colaborador após os primeiros
dias passa uma imagem de desorganização e descaso.
- Não
personalizar a jornada: cada pessoa é única e pode precisar de
tempos diferentes para se adaptar. Evite fórmulas rígidas e valorize a
escuta ativa.
Onboarding como ferramenta de Employer Branding
Investir em onboarding é também fortalecer a marca
empregadora, funcionários bem recebidos tendem a compartilhar suas experiências
positivas em redes sociais e sites, atraindo novos talentos e fortalecendo a
reputação da empresa.
Em tempos em que a experiência do colaborador é
prioridade, o onboarding se torna uma das principais vitrines do clima
organizacional.
Um bom começo faz toda a diferença
O onboarding não deve ser visto como um custo, mas
como um investimento estratégico em capital humano, ele molda as primeiras
impressões do colaborador, influencia seu desempenho inicial e determina sua
decisão de permanecer (ou não) na empresa.
Como afirma Liz Ryan, fundadora da Human Workplace:
“As pessoas não se desligam de empresas ruins; elas se desconectam de
experiências ruins”. Portanto, cabe ao RH planejar essa jornada com empatia,
estratégia e intencionalidade.